Mit der übersichtlichen Darstellung in CrewBrain haben Sie Ihre Personalsituation zu jeder einzelnen Veranstaltung stets im Blick. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter mit wenigen Klicks an und verschaffen Sie sich einen schnellen Überblick über deren Verfügbarkeit. Teilen Sie Ihren Mitarbeitern direkt mit, für welche Tätigkeiten sie eingeteilt sind. Auf Wunsch können Sie sogar exakte Arbeitszeiten für jeden Mitarbeiter hinterlegen.
Mit den verschiedenen Kalenderansichten in CrewBrain behalten Sie auch bei einer großen Anzahl an Veranstaltungen stets die Übersicht. Neben Jahres-, Monats-, Wochen- und Tagesansichten stehen auch Ansichten für die Verfügbarkeit der Mitarbeiter und die jeweilige Urlaubssituation zur Verfügung.
Mit CrewBrain entfallen die oftmals lästigen und vor allem fehleranfälligen Absprachen per Telefon oder E-Mail. Der aktuelle Status einer Veranstaltung sowie die Verfügbarkeit der Mitarbeiter ist zu jederzeit für alle Beteiligten abrufbar. CrewBrain kümmert sich hierbei automatisch im Hintergrund um eventuell notwendige E-Mail-Benachrichtigungen, beispielsweise wenn ein Mitarbeiter zu einer Veranstaltung hinzugefügt wird.
Jede Firma, jede Band und jeder Verein hat andere Anforderungen an die Personalplanung von Veranstaltungen. Aus diesem Grund ist CrewBrain auf größtmögliche Flexibilität ausgelegt. Kombinieren Sie die Anfragevarianten nach Belieben und teilen Sie so Ihren Mitarbeitern oder Mitgliedern exakt mit, wann, wo und wie Sie sie einsetzen möchten. Anfragevarianten, die Sie nicht benötigen, können Sie mit wenigen Klicks ausblenden.
Mit CrewBrain können Sie auch umfangreiche, mehrtägige oder mehrwöchige Produktionen und Touren planen. Zu jedem Termin können Sie beliebig viele Untertermine bzw. Unterjobs definieren, die ebenfalls wieder über alle auf dieser Seite genannten Möglichkeiten der Personalplanung und -verwaltung verfügen. So behalten Sie auch dann die volle Übersicht über Ihren Personalbedarf, wenn sich dieser über den Zeitraum einer Veranstaltung regelmäßig ändert.
Eine der Hauptfunktionen von CrewBrain stellt die Möglichkeit dar, Personal zu Ihren Veranstaltungen anzufragen und anschließend die Verfügbarkeit der Mitarbeiter mitgeteilt zu bekommen. Nicht immer möchten Sie jedoch direkt Ihre Mitarbeiter zu einer Veranstaltung anfragen oder eintragen. In diesem Fall können Sie bei CrewBrain zunächst auch nur Ihren Personalbedarf hinterlegen. Der Bedarf (z.B. 1x Projektleiter, 2x Techniker und 5x Helfer) wird direkt in der Mitarbeiterliste als "offene Posten" angezeigt, die Sie anschließend (oder zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt) mit Mitarbeitern besetzen können.
Zu jedem angefragten Mitarbeiter können Sie eine oder mehrere Tätigkeiten definieren. Neben einer Variante mit Dropdown-Feld für frei definierbare Tätigkeiten und einer Variante mit freiem Textfeld steht Ihnen auch eine einfache Angabe der Tätigkeiten mit Hilfe von Checkboxen zur Verfügung. Diese Checkboxen sind, speziell für Firmen der Veranstaltungsbranche, mit den Tätigkeiten "Aufbau", "Veranstaltung" und "Abbau" vorbelegt. Sie können jedoch je nach Bedarf bis zu sechs dieser Checkboxen mit eigenen Texten anlegen und in Ihrem Jobs verwenden.
Die Organisation Ihrer Mitarbeiter erfolgt in Kategorien, die Sie frei anlegen können. Jeder Mitarbeiter kann einer oder mehreren Kategorien zugewiesen werden. Die Kategorien erleichtern sowohl die Übersicht in der Mitarbeiterliste einer Veranstaltung als auch die Suche nach passenden Mitarbeitern bei der Anfrage. Dort ist es möglich, die Mitarbeiter direkt nach den zugeordneten Kategorien zu selektieren.
Um die Arbeitszeiten bei größeren Veranstaltungen möglichst genau vorzugeben und die Mitarbeiter beispielsweise in Schichten einzusetzen können Sie für jeden Mitarbeiter eigene Arbeitszeiten hinterlegen. Abhängig von diesen Arbeitszeiten erhalten Sie eine komfortable Tagesansicht im Kalender, mit welcher Sie schnell prüfen können, welche Mitarbeiter zu welcher Zeit noch verfügbar sind. Für die Mitarbeiter werden die Arbeitszeiten ebenfalls im Kalender und vor allem direkt im iCal-Abonnement übernommen. Damit haben die Mitarbeiter die Arbeitszeiten stets im Blick. Und bei Bedarf können die Arbeitszeiten einfach und schnell in die Abrechnung oder Zeiterfassung übernommen werden.
Bei vielen parallelen Terminen wird es oftmals schwierig, den Überblick über die Verfügbarkeit der Mitarbeiter zu behalten. CrewBrain unterstützt Sie dabei und weist sie sofort darauf hin, wenn der Mitarbeiter, den Sie gerade anfragen möchten, bereits zu einer anderen Veranstaltung angefragt oder gebucht wurde. Je nach Einstellung warnt CrewBrain vor Überschneidungen am selben Tag (ohne Berücksichtigung der Uhrzeiten) oder auf Basis der exakten Arbeitszeiten.
Mit der integrierten Location- und Kundendatenbank können Sie häufig benötigte Informationen zentral ablegen und jederzeit aufrufen. Auf diese Weise haben Sie zum Beispiel die Ansprechpartner einer Location oder Saalpläne jederzeit griffbereit. Dank der hinterlegten Adressen finden Ihre Mitarbeiter problemlos zu den Locations, gleichzeitig haben Sie die Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter anhand der Nähe zur Location zu filtern (Umkreissuche). Nicht zuletzt lassen sich auf diese Weise Auswertungen erstellen, für welchen Kunden oder in welcher Location Sie die meisten Veranstaltungen durchführen.
Für uns als Personaldienstleister im Eventbereich ist CrewBrain eine große Bereicherung. Die Software und App werden stetig weiter entwickelt und verbessert. Der Support ist immer bemüht eine schnelle... mehr
Tobias Meierling, Geschäftsführer
Wir nutzen CrewBrain bereits seit 2021 für die gesamte Personal- und Fahrzeugplanung und sind super zufrieden mit der Software. CrewBrain ist aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Es bietet... mehr
Philipp Suckrau, Gesellschafter-GeschäftsführerSchreiben Sie uns. Falls erwünscht, beraten wir Sie auch in einem persönlichen Telefonat. Bitte nennen Sie uns mögliche Zeiträume für ein Gespräch.
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