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Benutzergruppen, Freelancer und Best of Events
Sehr geehrte Kunden,
das Jahr neigt sich dem Ende zu und damit steht auch für den GigPlaner das letzte große Update für dieses Jahr an. Im Laufe des Jahres hat sich im GigPlaner viel geändert, so sind einige große neue Funktionen hinzugekommen und viele weitere wurden teils stark erweitert. Damit der GigPlaner auch weiterhin zukunftsfähig ist, haben wir uns in dieser Version vor allem mit der Benutzer- und Rechteverwaltung beschäftigt, die wir komplett überarbeitet haben.
Neben dieser grundlegenden Änderung gibt es natürlich auch wieder eine große Anzahl anderer Themen wie die Trennung von Mitarbeitern und Freelancern sowie die Erweiterung der mit der letzten Version eingeführten Planungsansicht. Im Gegensatz zu den bisherigen Versionen wird dieses Update jedoch nicht automatisch morgen für alle Kunden freigeschaltet. Hintergrund ist, dass wir die neuen Benutzergruppen nicht in allen Fällen automatisiert anlegen können und Sie daher die Einteilung nach dem Update einmal manuell prüfen und ggf. anpassen müssen.
Im Laufe der kommenden Woche werden wir Sie daher per E-Mail kontaktieren um zu erfragen, wann das Update für Sie am besten passt und Ihnen in diesem Zuge auch noch einmal Informationen zu einer schnellen Anpassung der Benutzergruppen geben. Sollten Sie das Update bereits am Wochenende oder in der Nacht auf Montag wünschen können Sie sich natürlich gerne bei uns melden (zum Beispiel, indem Sie einfach auf diesen Newsletter antworten).
Viel Spaß beim Lesen dieses Newsletters und weiterhin viel Erfolg wünscht Ihnen
Sven Schlotthauer
Die Rechteverwaltung im GigPlaner war bislang relativ einfach. Für jeden Mitarbeiter wurde einzeln definiert, ob er sich im GigPlaner anmelden darf und auf welche Funktionen er Zugriff erhält. Diese Form der Rechtevergabe ist jedoch mit einer wachsenden Zahl an Funktionen zunehmend schwierig zu verwalten, weshalb wir nun Benutzergruppen eingeführt haben.
Zu Beginn werden automatisch vier Benutzergruppen erstellt: Administrator, Disponent, Mitarbeiter und Gast. Diese bilden im Großen und Ganzen die bisherigen Abstufungen der Mitarbeiter-Rechte ab. Zusätzlich können Sie eine beliebige Anzahl an Benutzergruppen manuell erstellen. Für jede Benutzergruppe kann eine Vielzahl an Rechten vergeben werden. Für jedes Recht bzw. jede Funktion können Mitarbeiter der Benutzergruppe entweder lesende, schreibende oder gar keine Rechte erhalten. Sie finden die neuen Benutzergruppen in der Verwaltung unter dem Punkt "Mitarbeiter".
Alle Mitarbeiter werden bei dem Update automatisch in die zur aktuellen Rechtevergabe korrespondierenden Benutzergruppen eingeteilt. Künftig können Sie bei der Anlage neuer Mitarbeiter wählen, ob diese einen Zugang zum GigPlaner erhalten sollen und wenn ja, welchen Benutzergruppen sie angehören. Sie können jeden Mitarbeiter in beliebig viele Benutzergruppen einteilen, sofern diese für einzelne Funktionen über verschiedene Rechte verfügen gilt immer das höchste Recht (d.h. sobald der Mitarbeiter in mindestens einer Gruppe "schreiben" hat, kann er die Funktion schreibend verwenden). Somit können Sie einzelne Mitarbeiter zu zusätzlichen Funktionen berechtigen, indem Sie Ihnen zusätzliche Benutzergruppen zuweisen.
Leider ist es uns nicht möglich, alle bisher hinterlegten Rechte vollständig in das neue System zu übernehmen. Der Grund dafür ist die enorm große Menge an möglichen Kombinationen der bisherigen Rechte. Die Mitarbeiter werden bereits in die Gruppen voreingeteilt, besitzen aber nach dem Update im Falle eines Disponenten im Zweifel mehr Rechte als zuvor. Dies muss manuell durch neue Benutzergruppen korrigiert und zugewiesen werden. Ebenfalls nicht übernommen werden können die Rechte für Gast-Benutzer auf einzelne Termintypen, auch hierfür muss jeweils eine Benutzergruppe erstellt und den betroffenen Mitarbeitern zugewiesen werden. Bei Fragen zu diesen Themen stehen wir Ihnen natürlich jederzeit gerne zur Verfügung.
Das Thema Freelancer und die damit verbundenen rechtlichen Aspekte erhalten in der Branche eine immer höhere Aufmerksamkeit. Um den rechtlichen Anforderungen zu genügen und die Freelancer sauber von internen Mitarbeitern abgrenzen zu können verfügt der GigPlaner ab sofort über eine neue Stammdatenkategorie für Freelancer.
Das Anlegen von Freelancern erfolgt analog der Anlage neuer Mitarbeiter. Da Sie viele Ihrer Freelancer aber vermutlich bereits als Mitarbeiter im GigPlaner angelegt haben besteht zudem die Möglichkeit, bereits angelegte Mitarbeiter in Freelancer (und umgekehrt) umzuwandeln. Bitte scrollen Sie hierfür im Mitarbeiterprofil nach unten und klicken Sie auf den "Umwandeln"-Button unten links. Für Freelancer können dieselben Rechte und Benutzergruppen vergeben werden wie für Mitarbeiter.
Um Freelancer im Job zu disponieren verwenden Sie die bereits bekannten Anfrage-Funktionen. Für Freelancer gibt es, wie bereits für Dienstleister und Fahrzeuge, im Anfrage-Dialog einen neuen Tab. Dort können Sie die Freelancer auswählen und wie gewohnt anfragen. In diesem Zuge haben wir auch die Anfrage von Mitarbeitern über die WebApp erneutert. Auch dort ist es nun möglich, die einzelnen Kategorien (Mitarbeiter, Freelancer, Dienstleister und Fahrzeuge) als Tabs auszuwählen und anzufragen.
Die mit dem letzten Update eingeführte Planungsansicht erfreute sich bereits nach kurzer Zeit einer großen Beliebtheit. Gleichzeitig kamen schnell Fragen nach Erweiterungen auf. Mit dieser Version ist es nun in der Planungsansicht möglich, die Mitarbeiter gruppiert anzuzeigen. Zudem können neben den Mitarbeitern nun auch Freelancer und Fahrzeuge angezeigt und geplant werden.
Bislang hatten die Urlaube nur Auswirkungen auf die Zeiterfassung. Ab sofort ist es auch bei Mitarbeitern mit einer Abrechnung möglich, bezahlten Urlaub zu gewähren. Hierzu muss diese Funktion im Abrechnungszeitraum aktiviert werden, anschließend wird für jeden eingetragenen und genehmigten Urlaubstag die vorgegebene Stundenanzahl mit dem Standard-Stundenlohn in der Abrechnung gutgeschrieben. Zeitgleich werden die Urlaubstage wie gewohnt vom Urlaubskonto abgezogen.
Das Finanzministerium hat rechtzeitig vor dem Jahreswechsel die Verpflegungsmehraufwände für Dienstreisen aktualisiert. Für einige Regionen wird es künftig eine höhere, für andere eine geringere Entschädigung geben. Die neuen Beträge sind bereits jetzt im GigPlaner hinterlegt und werden automatisch gezogen, wenn Sie nach dem 01.01. neue Reisekostenabrechnungen erfassen.
Gleich im Januar starten wir mit der ersten Messe für das Jahr 2018. Auf der Best of Events in Dortmund (10. und 11. Januar) werden wir den GigPlaner auf unserem Stand D30 in Halle 7 präsentieren. Die Vorbereitungen hierzu laufen bereits auf Hochtouren, wir freuen uns schon jetzt auf Ihren Besuch.
