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Erweiterte Abrechnung & Zeiterfassung sowie viele weitere Neuerungen
Sehr geehrte Kunden,
die Möglichkeit, Arbeitszeiten zu erfassen und daraus direkt Abrechnungen zu erstellen oder ein Gleitzeitkonto zu führen hat sich für viele von Ihnen inzwischen zu einer der Hauptfunktionen des GigPlaners entwickelt. Dies haben wir zum Anlass genommen, diesen Bereich mit der aktuellen Version noch einmal um einige nützliche Features zu erweitern.
Neben diesen Erweiterungen gibt es aber auch in dieser Version wieder wie gewohnt viele kleine Optimierungen, beispielsweise im Bereich der Stammdaten, des Kalenders und der Statistik. Die neue Version steht Ihnen ab morgen zur Verfügung, schon heute möchte ich Ihnen die Neuerungen im Rahmen dieses Newsletters jedoch einmal ausführlich vorstellen.
Viel Spaß beim Lesen dieses Newsletters und weiterhin viel Erfolg wünscht Ihnen
Sven Schlotthauer
Mit dieser Version erweitern wir die umfangreichen Funktionen rund um die Abrechnung & Zeiterfassung mit einigen Features, die Ihre Arbeit deutlich erleichtern. So ist es künftig beispielsweise möglich, Startwerte für das Urlaubs- und Gleitzeitkonto zu definieren, die Arbeitszeiten auf volle Viertelstunden zu runden oder Abrechnungen bei Freelancern als "abgerechnet" zu markieren. Außerdem haben wir endlich eine Unterscheidung zwischen Vorgabe- und Ist-Zeiten eingeführt.
Wenn Sie einen Job mit dem GigPlaner planen stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, Ihren Mitarbeitern die notwendigen Tätigkeiten und Arbeitszeiten zuzuweisen. Wenn Sie für Ihre Mitarbeiter im Voraus Arbeitszeiten definiert haben, so wurden diese bisher immer automatisch in die Abrechnung & Zeiterfassung übernommen. Ab dieser Version ist dies nicht mehr der Fall, die Mitarbeiter müssen die Arbeitszeiten im Nachgang als Ist-Arbeitszeiten erfassen. Gestempelte Arbeitszeiten werden natürlich automatisch als Ist-Zeiten erfasst. Dies hat zudem den positiven Nebeneffekt, dass sich künftig auch nur die Vorgabe-Zeiten auf die Kalender-Darstellungen auswirken - der Effekt, dass die Termine im Kalender anders angezeigt werden, sobald Arbeitszeiten erfasst sind, gehört damit der Vergangenheit an.
Vor allem zum Beginn der Nutzung des GigPlaners oder wenn neue Mitarbeiter beginnen war es bislang oft extrem schwierig, sinnvolle Werte für das Urlaubs- und Gleitzeitkonto zu definieren. Ab sofort lassen sich in jedem Abrechnungszeitraum auf Wunsch Startwerte definieren, mit denen dann anstelle der Werte aus dem vorigen Zeitraum gerechnet wird. Dies ist vor allem auch dann wichtig, wenn ein Mitarbeiter vorübergehend aus dem Betrieb ausscheidet und zu einem späteren Zeitpunkt wieder für Sie arbeitet.
Bislang werden alle Arbeitszeiten im GigPlaner minutengenau erfasst und abgerechnet. Auf Wunsch bietet Ihnen der GigPlaner ab sofort aber in der Verwaltung unter dem Punkt "Abrechnung" die Möglichkeit, die Erfassung der Arbeitszeiten systemweit auf Viertelstunden zu runden. Möglich sind ein generelles auf- oder abrunden sowie ein buchhalterisches Runden (bis 7 Minuten wird abgerundet, ab 8 Minuten aufgerundet). Zudem können Sie wählen, ob alle Arbeitszeiten oder nur gestempelte Arbeitszeiten gerundet werden sollen.
Nicht zuletzt aus rechtlichen Gründen dürfen Arbeitszeiten üblicherweise nach einer bestimmten Zeitspanne nicht mehr geändert werden. Bislang war dies lediglich darüber abgesichert, dass Arbeitszeiten genehmigt werden mussten und somit der Vorgesetzte informiert wurde. Ab dieser Version können Sie auf Wunsch die Bearbeitung der Ist-Arbeitszeiten in der Verwaltung aber auch sperren, sodass nach einer bestimmten Anzahl an Tagen nur noch Benutzer mit entsprechenden Rechten die Arbeitszeiten ändern können.
Was in der Zeiterfassung schon seit mehreren Versionen zur Verfügung steht findet nun auch Einzug in die Abrechnung: neben der bereits vorhandenen Monatsansicht können alle Mitarbeiterabrechnungen sowie die Übersicht auch auf Wochen- und Jahresbasis betrachtet werden. Dies bietet Ihnen noch bessere Möglichkeiten, die Arbeitszeiten und Abrechnungen Ihrer Mitarbeiter auszuwerten.
Für Freelancer, bei denen die Abrechnung aktiv ist, werden künftig anstelle des gesamten Monats die einzelnen Jobs als "abgerechnet" markiert. Auf diese Weise haben Sie jederzeit im Blick, welche Jobs Ihnen von einem bestimmten Freelancer bereits in Rechnung gestellt bzw. von Ihnen bezahlt wurden. Gleichzeitig sorgt diese Markierung dafür, dass der Freelancer keine Änderungen mehr an den Arbeitszeiten zum betreffenden Job vornehmen kann.
Der Kalender bietet Ihnen nun erweiterte Filtermöglichkeiten. Neben den bisherigen Filtern für Jobtypen, die Job-Art (Hauptjob, Unterjob, Einzeljob) stehen Ihnen nun auch Filter für den Kunden, die Job-Wahrscheinlichkeit sowie die Informationen "abgesagt" oder "abgerechnet" zur Verfügung. Auf diese Weise finden Sie relevante oder noch ausstehende Jobs wesentlich schneller im Kalender.
Systemweit kann bereits hinterlegt werden, ob Urlaub automatisch genehmigt werden soll. Auf Wunsch ist diese Definition auch auf Mitarbeiterebene möglich. Ab dieser Version kommt hier noch die Ebene Urlaubskategorie hinzu, so können Sie beispielsweise definieren, dass eine Kategorie wie "Schule" automatisch genehmigt wird, während die Kategorie "Urlaub" wie gewohnt von einem Disponenten genehmigt werden muss. Zudem ist es für Mitarbeiter mit Berechtigung zur Änderung des Urlaubs künfitg möglich, einen Urlaub auch zunächst als "nicht genehmigt" im Kalender einzutragen.
Neben der Systemsprache für die einzelnen Mitarbeiter (aktuell deutsch und englisch) können Sie und Ihre Mitarbeiter im GigPlaner zukünftig auch weitere Sprachen hinterlegen, die von einem Mitarbeiter gesprochen werden. Zu jeder Sprache kann hierbei auch die Qualität (Grundkenntnisse, Muttersprache, etc.) hinterlegt werden. Die Sprachen können anschließend sowohl in der Mitarbeiteranfrage selektiert werden (beispielsweise um alle englischsprachigen Mitarbeiter zu finden), zum anderen können Sie in den Mitarbeiterlisten zum Job ausgegeben werden.
Die neuen Stammdaten-Kategorien wie Freelancer, Dienstleister, Locations, etc. sind bislang vor allem in der Desktop-Version vollständig eingebunden. Damit diese Kategorien aber auch aus der WebApp heraus verwaltet werden können haben wir nun zumindest die Freelancer auch dort als eigenen Menupunkt eingefügt. Die restlichen Kategorien werden mit den nächsten Versionen sukzessive folgen, sodass Sie alle Stammdaten über die WebApp anlegen, aufrufen und bearbeiten können.
Auch mit dieser Version findet wieder ein neues Recht Einzug in die Benutzergruppen: ab sofort können Sie für eine Benutzergruppe definieren, ob die Mitarbeiter Zugriff auf die Dokumente in einem Job haben. Auch hier besteht wieder die Möglichkeit, den Zugriff "immer", "nie" oder "erst nach Buchung" des betreffenden Mitarbeiters im Job zu gestatten.
