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Dashboard, EU-DSGVO und Rückblick auf die Prolight + Sound 2018
Sehr geehrte Kunden,
während der Prolight + Sound in der vergangenen Woche hatten einige von Ihnen bereits die Gelegenheit, sich das neue Dashboard etwas näher anzuschauen. Wie versprochen steht Ihnen dieses neue Feature gemeinsam mit vielen weiteren Optimierungen ab morgen zur Verfügung. Damit Sie das Dashboard direkt voll nutzen können haben wir in diesem Newsletter noch einmal die wichtigsten Informationen zusammengetragen.
Ebenfalls ein großes Thema in diesem Newsletter ist die neue EU Datenschutz Grundverordnung, die am 25. Mai in Kraft tritt. Der GigPlaner stellt Ihnen hierzu einige neue Funktionen zur Verfügung, mit denen Sie die neuen Pflichten gegenüber Ihren Mitarbeitern und Freelancern erfüllen können.
Viel Spaß beim Lesen dieses Newsletters und weiterhin viel Erfolg wünscht Ihnen
Sven Schlotthauer
Das Dashboard bildet künftig die zentrale Anlaufstelle für Informationen aller Art. Egal ob die eigenen Jobs, ausstehende Genehmigungen oder die nächsten Geburtstage - das Dashboard verfügt bereits jetzt über eine große Anzahl nützlicher Widgets, die Ihnen die Arbeit mit dem GigPlaner noch einfacher machen werden.
Jeder Mitarbeiter startet automatisch mit dem sog. System-Dashboard. Dieses Dashboard ist öffentlich und kann nur von bestimmten Mitarbeitern (geregelt über Berechtigungen in den Benutzergruppen) bearbeitet werden. Dieses Dashboard kann so beispielsweise auch als Schwarzes Brett dienen. Zudem ist es möglich, beliebig viele weitere öffentliche Dashboards einzurichten, die dann ebenfalls allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen.
Jeder Mitarbeiter hat die Möglichkeit, sich beliebig viele eigene Dashboards zusammenzustellen. Innerhalb eines Dashboards kann aus einer großen Anzahl an Widgets gewählt werden, die in einem mehrspaltigen Layout frei angeordnet werden können. Um ein neues Dashboard zu erstellen klicken Sie in der Navigation auf "+ Neues Dashboard..", um Widgets hinzuzufügen innerhalb des Dashboards auf den Button "+ Widget hinzufügen". Anschließend können Sie das Widget per Drag & Drop innerhalb des Layouts verschieben oder die Farbe der Titelzeile des Widgets ändern.
Schon jetzt bietet der GigPlaner eine große Anzahl an nützlichen Widgets. Natürlich werden wir mit den nächsten Updates aber auch immer wieder neue Widgets entwickeln und zur Verfügung stellen. Die meisten Widgets sind zudem personalisierbar, sodass Sie bestimmte Einstellungen treffen können, um die Widgets an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Hierzu fahren Sie mit der Maus über die Titelzeile eines Widgets und klicken anschließend auf das Stift-Symbol.
Am 25. Mai tritt die neue EU Datenschutz Grundverordnung (kurz: EU DSGVO) un Kraft. Mit dieser Verordnung hat die EU die mit Abstand höchsten und besten Datenschutz-Vorgaben weltweit geschaffen. Dies bedeutet jedoch, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten in allen Firmen geprüft und zumeist auch angepasst werden muss. Im Falle des GigPlaners geht es hier hauptsächlich um Daten Ihrer Mitarbeiter, die Sie im Rahmen des Arbeitsvertrages erfassen und verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Das Bundesdatenschutzgesetz (und damit auch die DSGVO) schreibt vor, dass für jede Datenverarbeitung die verantwortliche Stelle benannt werden muss. Im Falle der Erfassung der Daten zur Wahrnehmung des Arbeitsvertrages ist jeweils die Firma, die den GigPlaner für die eigene Personalplanung nutzt, die verantwortliche Stelle. Dies bedeutet, dass Sie Ihre Mitarbeiter grundsätzliche über die Verarbeitung der personenbezogenen Daten informieren und wir Ihnen gleichzeitig im GigPlaner alle notwendigen Werkzeuge zur Verfügung stellen müssen, mit denen Sie beispielsweise Ihren Auskunftspflichten nachkommen können.
Jeder Ihrer Mitarbeiter hat künftig das Recht, jederzeit von Ihnen Auskunft über die gespeicherten Daten sowie die vorgesehenen Speicher- bzw. Löschfristen zu erhalten (Art. 15 DSGVO). Eine solche Auskunft können Sie ab dieser Version direkt aus dem GigPlaner heraus für Ihre Mitarbeiter erstellen. Dazu wählen Sie den Mitarbeiter (oder Freelancer) in den Stammdaten aus und klicken auf das "Drucken"-Symbol oben rechts. Anschließend wählen Sie den Punkt "Datenauskunft" aus. Die Auskunft enthält alle Daten, die über den Mitarbeiter im GigPlaner gespeichert sind (beispielsweise auch Daten zu Fremdkalendern etc.). Sofern Ihr Mitarbeiter einen Antrag stellt, sind Sie verpflichtet, ihm diese Auskunft (zusammen mit ggf. Auskünften aus anderen Systemen) auszuhändigen.
Bislang war es Support-Mitarbeitern möglich, bei Fehlermeldungen oder Problemen auch direkt auf den jeweiligen GigPlaner bzw. die Datenbank zuzugreifen. Im Rahmen der EU DSGVO haben wir hier nun eine Sperre implementiert, die uns den Zugriff nur noch dann erlaubt, wenn Sie uns diesen explizit freigeben. Hierzu gibt es in der Verwaltung unter dem Punkt "Daten" ab sofort die Möglichkeit, einen Wartungszugang freizuschalten. Mit diesem Zugang kann sich ein Support-Mitarbeiter einmalig in Ihrem System anmelden. Bitte beachten Sie: diese Option steht nur demjenigen Mitarbeiter zur Verfügung, der den GigPlaner ursprünglich registriert hat.
Die Prolight + Sound in der vergangenen Woche war für uns wieder eine sehr interessante und wichtige Erfahrung. Vor allem das viele positive Feedback zu unserer Arbeit hat uns sehr gefreut und natürlich ist uns das ein Ansporn, auch in Zukunft unser Bestes für den GigPlaner zu geben. Neben einigen kleineren Fehlern, die wir in den nächsten Tagen und Wochen beheben werden, wurden uns natürlich auch wieder viele Ideen für Erweiterungen vorgeschlagen, die wir nun prüfen werden. Unser Ziel ist und bleibt auch weiterhin die Entwicklung des GigPlaners stets an Ihren Wünschen und Vorstellungen voranzutreiben und das System so jeden Tag ein Stück perfekter zu gestalten.
