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Erweiterte Zeiterfassung und vieles mehr
Sehr geehrte Kunden,
bereits bei der Prolight + Sound im April hatten einige von Ihnen die Gelegenheit, einen kleinen Überblick über die kommenden Features des GigPlaners zu erhalten. Gleichzeitig wurde uns eine Vielzahl an großartigen neuen Ideen genannt, mit denen wir den GigPlaner noch besser auf die Bedürfnisse der Veranstaltungsbranche ausrichten können.
Ich freue mich daher, Ihnen heute die neue Version des GigPlaners präsentieren zu können, die neben den bereits im April gezeigten Features auch schon einige der von Ihnen übermittelten Ideen enthält. Und natürlich arbeiten wir auch weiterhin daran, den GigPlaner stetig zu optimieren und um neue Ideen und Features zu erweitern.
Im Folgenden stelle ich Ihnen die wichtigsten Änderungen im System vor, die Ihnen wie gewohnt ab morgen zur Verfügung stehen. Bitte beachten Sie, dass ein Teil der neuen Funktionen zunächst in der Verwaltung konfiguriert werden muss.
Viel Spaß beim Lesen der Update-Info und weiterhin viel Erfolg mit dem GigPlaner wünscht Ihnen
Sven Schlotthauer
Die Erfassung von Arbeitszeiten gehört zu einer der umfangreichsten Funktionen im GigPlaner und wird für viele unserer Kunden immer wichtiger. Spätestens seit dem Urteil des EuGH vom 14.05. ist auch absehbar, dass eine digitale Zeiterfassung für alle Firmen unabhängig von deren Größe und Tätigkeit künftig verpflichtend werden wird. In dieser Version haben wir daher auch in diesem Bereich wieder einige Weiterentwicklungen zu bieten.
Ab sofort ist es möglich, in der Verwaltung Kategorien für die Arbeitszeiten zu definieren. Die Mitarbeiter stempeln damit künftig nicht mehr nur auf einen bestimmten Job, sondern beispielsweise auch auf Arbeits- oder Fahrtzeit. Für jede Kategorie kann dann auch definiert werden, zu wieviel Prozent die Arbeitszeit gewertet werden soll. So lässt sich zum Beispiel definieren, dass bei Fahrtzeit als Mitfahrer nur die Hälfte der Arbeitszeit gutgeschrieben wird.
Mit der neuen Version ist es nun auch möglich, Arbeitszeiten auf Aufgaben zu buchen. Damit lassen sich unter anderem auch die Tätigkeiten sauber erfassen, die unabhängig vom eigentlichen Job im Voraus erbracht werden.
Damit es einfacher wird, den Überblick über die künftig größere Auswahl an Buchungsmöglichkeiten für die Arbeitszeiten zu behalten, haben wir einen neuen Dialog für die Verwaltung von Arbeitszeiten geschaffen. Dieser kann sowohl in der Abrechnung als auch in der Zeiterfassung über das „+“-Symbol oben aufgerufen werden und bietet die Möglichkeit, Arbeitszeiten auf andere Jobs oder Aufgaben zu verschieben oder zu teilen.
In der Verwaltung können ab dieser Version Rahmenarbeitszeiten (z.B. von 8 - 16 Uhr) definiert werden. Stempelt ein Mitarbeiter außerhalb dieser Rahmenarbeitszeit, so muss diese Arbeitszeit von einem Administrator genehmigt werden, innerhalb der Rahmenarbeitszeit gilt die Arbeitszeit automatisch als genehmigt.
Die Fahrzuge erhalten in dieser Version nur eine kleine Optimierung, hier sind jedoch für die nächsten Versionen noch größere Erweiterungen wie eine Erfassung der gefahrenen Kilometer und vieles mehr geplant. Ab dieser Version ist es aber bereits möglich, auch Fahrzuge nur „anzufragen“, sodass nun auch der Status für Mietfahrzeuge besser im System abgebildet werden kann.
Schon bei der Planung eines Jobs kann künftig für jede benötigte Kategorie hinterlegt werden, welcher Skill-Level für die Position vorgesehen ist. Auf diese Weise lässt sich bei der späteren Besetzung mit Mitarbeitern schneller eine Vorauswahl treffen.
Wie bereits weiter oben angekündigt können ab sofort Arbeitszeiten auf Aufgaben gebucht werden. Zudem ist es nun möglich, Aufgaben mit einer Priorität zu versehen und so eine schnellere Übersicht über kritische Themen zu erhalten.
Die Erfassung von Krankmeldungen hat in der Vergangenheit hin und wieder für Verwirrung gesorgt, weshalb wir bereits mit der letzten Version die Möglichkeit geschaffen haben, Krankmeldungen auch direkt über die Urlaubsfunktion (in Form einer eigenen Kategorie) zu erfassen. Ab dieser Version ist es nun auch möglich, zu jeder Krankmeldung ein Dokument zu hinterlegen, sodass Sie auch die offizielle Bescheinigung Ihrer Mitarbeiter ablegen können.
Wie in fast jeder neuen Version gibt es auch diesmal wieder einige neue Rechte. So können nun die Kalenderansichten (Tagesansicht, Verfügbarkeitsansicht, Urlaubsansicht und Planungsansicht) einzeln den Benutzergruppen zugewiesen werden. Auch der Zugriff auf die Rechnungsbeilagen in den Jobs ist per Recht definierbar. Ob Administratoren die Verfügbarkeit der Mitarbeiter ändern können war bislang nur systemweit steuerbar, ab sofort kann auch dieses Recht einzelnen Gruppen zugewiesen werden. Zuletzt gibt es die Möglichkeit, den Zugriff auf alle Unterjobs von Projekten für Mitarbeiter zu regeln, die nur Jobs sehen dürfen, in denen sie angefragt sind.
