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Projekte und Projektzeiten mit dem GigPlaner verwalten
Sehr geehrte Kunden,
bereits in den vergangenen Update-Infos haben wir einige große Neuerungen für den GigPlaner angekündigt. Nun freue ich mich umso mehr, Ihnen die erste dieser Neuerungen vorstellen zu können: Projekte.
Mit den Projekten bieten wir Ihnen nicht nur bei der Planung, sondern vor allem auch bei der Arbeitszeiterfassung Ihrer Mitarbeiter viele zusätzliche Möglichkeiten. Diese möchte ich Ihnen im Rahmen dieser Update-Info gerne näher erläutern. Die neue Version des GigPlaners steht allen Kunden wie gewohnt direkt ab morgen zur Verfügung.
Viel Spaß beim Lesen dieser Update-Info und weiterhin viel Erfolg mit dem GigPlaner wünscht Ihnen
Sven Schlotthauer
Mit den Projekten bietet der GigPlaner künftig eine gute Alternative für alle Projekte, die keine definierten Start- und Endzeitpunkte haben und zu denen nicht direkt Personal disponiert werden muss. Dies können beispielsweise reine Planungsprojekte sein. Aber natürlich ist es auch möglich, innerhalb eines Projekts verschiedene Termine oder Jobs anzulegen, die dann wieder mit Personal disponiert werden können. Ein Projekt eignet sich daher beispielsweise auch dafür, eine Tour anzulegen, die als Jobs die einzelnen Stationen (also die Städte) enthält, die wiederum die einzelnen Schichten (Aufbau, Show-Tage, Abbau, etc.) als Unterjobs enthalten.
Direkt nach dem Öffnen eines Projekts bietet das Projekt-Dashboard eine schnelle Übersicht über den aktuellen Stand eines Projekts. Dies beinhaltet neben den Arbeitszeiten auch den Stand der Jobs und Unterjobs sowie den Stand der Aufgaben. Für die Zukunft sind hier auch andere Erweiterungen wie beispielsweise eine Projektplanung mit Meilensteinen geplant.
Damit Sie Ihre Projekte stets im Blick behalten werden diese, sofern Sie über ein Von- und Bis-Datum verfügen, wie alle Termine im Kalender angezeigt. Da Projekte aber auch ohne Zeitraum angelegt werden können bietet der GigPlaner den neuen Menüpunkt „Projekte“. Unter diesem Punkt finden Sie eine Liste aller Projekte und Jobs, die Sie beliebig filtern und anpassen können. Auch hier können Sie die Filterfavoriten nutzen, beispielsweise um die Liste schnell auf Projekte oder Jobs eines bestimmten Typs einschränken zu können.
Das Besondere im Hinblick auf die Zeiterfassung ist die Tatsache, dass Mitarbeiter immer Arbeitszeiten auf Projekte buchen können, auch wenn sie nicht speziell für diese angefragt oder gebucht wurden. Dies ermöglicht es, auch die Arbeitszeit vor allem für Büro- oder Lager-Mitarbeiter sauber zu erfassen. Neben „echten“ Projekten besteht so beispielsweise auch die Möglichkeit, interne Projekte beispielsweise für Büro- oder Lagertätigkeiten anzulegen. Künftig lassen sich diese Zeiten dann wesentlich einfacher auswerten.
Viele bereits von den Jobs und Terminen bekannte Funktionen sind auch für Projekte verfügbar. Die Wahrscheinlichkeit wurde in diesem Zug in „Status“ umbenannt und steht auch für Projekte zur Verfügung. Sowohl für den Status als auch die Typen lassen sich für Projekte und Termine unabhängige Konfigurationen vornehmen. Die Konfiguration findet sich wie gewohnt in der Verwaltung unter dem Punkt „Projekte“. Und natürlich lässt sich über die Benutzergruppen auch für Projekte genau steuern, welcher Mitarbeiter auf welche Projekte Zugriff erhalten soll.
Im Rahmen der Umsetzung der Projekte haben wir auch viele Punkte an der Zeiterfassung angepasst und optimiert. Dies gilt nicht nur für die manuelle Erfassung und die Genehmigung von Arbeitszeiten, sondern auch für die Erfassung über die Stempeluhr.
In den Benutzergruppen lässt sich künftig allgemein regeln, auf welche Datentypen Arbeitszeiten durch die Mitarbeiter der Benutzergruppe gebucht werden dürfen. So kann individuell angegeben werden, ob ein Mitarbeiter auf Jobs/Termine, Projekte, Aufgaben oder unabhängige Zeiten buchen darf.
In allen Listen ist es nun möglich, über ein Zahnrad-Symbol auf den Datensatz der Arbeitszeit zuzugreifen und diesen beispielsweise in ein anderes Projekt oder in einen Job umzuhängen. Dies ermöglicht eine schnelle Bearbeitung im Falle von Fehlbuchungen.
In der Stempeluhr lässt sich der Job, das Projekt oder die Tätigkeit auch dann ändern, wenn der Mitarbeiter bereits eingestempelt ist. In diesem Fall wird automatisch eine neue Arbeitszeit erzeugt, welche die neue Tätigkeit enthält. Speziell für die Erfassung der Tätigkeit ist es zudem möglich, diese in der Stempeluhr nach dem Ausstempeln in Form eines Freitext-Feldes abzufragen (einstellbar in der Verwaltung unter dem Punkt Abrechnung > Tätigkeit).
In allen Zeitlisten (in Jobs, Aufgaben und Projekten) ist es nun möglich, die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter gleichzeitig anzuzeigen. Aus dieser Ansicht kann dann auch die Genehmigung der Arbeitszeiten vorgenommen werden, wobei für jede Zeit definiert werden kann, ob sie genehmigt oder abgelehnt werden soll.
Aufgaben lassen sich im GigPlaner künftig kopieren. Eine entsprechende Option findet sich analog der Projekte und Jobs oben in der Titelzeile der Aufgabe. Außerdem können Aufgaben beim Kopieren von Jobs oder Projekten auf Wunsch mitkopiert werden. Damit Aufgaben auch unterwegs immer im Blick sind ist es zudem möglich, unter Mein Account > Abonnements spezielle iCal-Abonnements für Aufgaben zu erstellen.
In der WebApp werden die Termine farbig nach der jeweiligen Kategorie gekennzeichnet. Die Kennzeichnung findet sich als schmaler vertikaler Balken am linken Rand eines Termin-Eintrags. Außerdem ist es möglich, über die Stammdaten in der WebApp auf die Listen der Kunden und Locations zuzugreifen.
