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Planification du personnel dans le cadre des événements

Pour des agences, des groupes & des organisations

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 Planification simple & efficace du personnel événementiel

Grâce à la présentation claire de CrewBrain, vous disposez toujours d'un aperçu de la situation de votre personnel pour chaque événement individuel. Demandez des employés en quelques clics et obtenez un aperçu de leur disponibilité. Indiquez directement à vos employés de quelles activités ils font partie. Sur demande, vous pouvez même définir les temps de travail exactes pour chaque employé.

Aperçu d'un événement

 Gardez la vue d'ensemble à tout moment

Les différentes vues de calendrier de CrewBrain vous permettent de suivre un grand nombre d’événements. En plus des affichages annuels, mensuels, hebdomadaires et quotidiens, il y a également des vues pour indiquer la disponibilité et les congés des employés.

Aperçu annuel Aperçu mensuel Aperçu hebdomadaire Aperçu journalier Aperçu de la disponibilité Aperçu des congés

 Plus d'arrangements fastidieux par téléphone, courriel & co.

CrewBrain élimine les accords souvent ennuyeux et parfois sujets aux erreurs, que ce soit par téléphone ou par courriel. Le statut actuel d'un événement ainsi que la disponibilité des employés sont toujours accessibles pour tous les participants. CrewBrain s'occupe automatiquement de toutes les notifications par courriel, par exemple lorsqu'un employé est ajouté à un événement.

Notifications iPhone

 Possibilités diverses et flexibles pour planifier votre personnel

Chaque agence, chaque groupe et organisation a ses propres besoin en termes de planification du personnel événementiel. Pour cette raison, le CrewBrain a été conçu pour maximiser la flexibilité. Combinez les variantes de demande à votre guise et indiquez exactement à vos employés ou membres quand, où et comment vous souhaitez les engager. Les variantes de requête dont vous n'avez pas besoin peuvent être masquées en quelques clics.

Sous-événements / Sous-emplois

CrewBrain vous permet également de planifier des productions et des tournées de plusieurs jours ou de plusieurs semaines. Pour chaque événement, il est possible de définir des sous-événements à volonté, comme des sous-emplois qui disposent également de toutes les options de planification et d'administration du personnel spécifiées sur cette page. De cette façon, vous pouvez suivre vos besoins en personnel même s'ils changent régulièrement au cours d'un événement.

Sous-emplois

Enregistrement des ressources humaines

L'une des fonctions principales de CrewBrain est la possibilité de demander du personnel pour vos événements et d'être informé de la disponibilité des employés. Cependant, vous ne voulez pas toujours demander ou inscrire vos employés directement. Dans ce cas, CrewBrain vous permet également d'enregistrer vos besoins en personnel. Les besoins (par exemple, 1x chef de projet, 2x techniciens et 5x assistants) sont affichés directement dans la liste des employés sous forme de "postes ouverts", que vous pouvez ensuite (ou plus tard) remplir avec du personnel.

Planification des ressources humaines

Demandes selon activités

Vous pouvez définir une ou plusieurs activités pour chaque employé demandé. Outre une variante avec un champ déroulant pour les activités librement définissables et une variante avec un champ de texte libre, une simple spécification des activités est également disponible à l'aide des cases à cocher. Ces cases à cocher sont prédéfinis avec les activités "construction", "événement" et "démontage", en particulier pour les agences événementielles. Vous pouvez créer jusqu'à six de ces cases à cocher contenant vos propres textes et les appliquer dans vos emplois, selon les besoins.

Demander selon activité

Classification selon catégories

Vos employés sont organisés en catégories que vous pouvez créer à votre souhait. Chaque employé peut être assigné à une ou plusieurs catégories. Les catégories facilitent l'aperçu de la liste des employés d'un événement ainsi que la recherche des employés appropriés. Il est possible de sélectionner les employés directement en fonction des catégories attribuées.

Demande de catégorie

Définir les temps de travail pour des demandes

Afin de, par exemple, spécifier les temps de travail des événements plus importants aussi précisément que possible et d'engager les employés par roulement, vous pouvez définir vos propres heures de travail pour chaque employé. En fonction de ces temps de travail, vous obtenez un aperçu confortable du jour dans l'agenda, ce qui vous permet de facilement vérifier quels employés sont encore disponibles à une heure spécifique. Quant aux employés, ces heures de travail sont également incluses dans le calendrier et s'ajoutent directement à l'abonnement iCal. Ainsi, les employés disposent toujours d'un aperçu des heures de travail. Si nécessaire, les heures de travail sont faciles à intégrer dans la facturation ou l'enregistrement du temps.

Demande de temps

Éviter des doublons et des conflits d'horaire

Avec de nombreuses nominations parallèles, il est souvent difficile de rester au courant de la disponibilité des employés. CrewBrain vous aide et vous informe immédiatement si votre employé a déjà été demandé ou confirmé pour un autre événement. Selon les paramètres, CrewBrain vous informe des chevauchements du même jour (sans tenir compte des heures) ou sur la base des heures de travail exactes.

Doublons

 Base de données clients et location

Grâce à la base de données clients et localisation intégrée, vous pouvez enregistrer les informations fréquemment utilisées de manière centralisée afin de les consulter à tout moment. Ainsi, vous avez, par exemple, toujours les personnes à contacter ou les plans de salle d'une location à portée de main. Grâce aux adresses enregistrées, vos employés peuvent facilement trouver les emplacements, tandis que vous avez la possibilité de filtrer vos employés en fonction de leur proximité de l'emplacement (recherche par région). Finalement, vous pouvez créer des évaluations pour voir avec quels clients ou à quel endroit vous organisez la plupart des événements.

Base de données clients
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Facile à utiliser

Après une phase de test à l'automne 2022, nous utilisons CrewBrain depuis décembre comme outil central de gestion de projet et de planification. C'est surtout la facilité d'utilisation pour la création de projets de plusieurs jours et la disposition du personnel et des véhicules qui y sont intégrés qui ont simplifié notre quotidien. Les collisions de dates avec le personnel appartiennent au passé. L'intégration de freelances et de prestataires de services facilite également le travail quotidien. De plus, nous utilisons la saisie des temps pour nos collaborateurs et l'évaluation des différents projets qui en résulte pour le contrôle de gestion. En résumé, c'est vraiment un bon logiciel qui facilite le travail, associé à un très bon support qui répond également aux souhaits particuliers.

Billmann Event GmbHMarkus Urbon, Directeur des opérations
Billmann Event GmbH

On ne peut plus s'en passer

Nous utilisons CrewBrain depuis 2021 pour l'ensemble de la planification du personnel et des véhicules et sommes super satisfaits du logiciel. CrewBrain est devenu incontournable dans notre travail quotidien. Il offre de nombreuses possibilités qui nous facilitent et simplifient énormément la planification. De plus, nous utilisons des add-ins comme le livre de bord et par exemple le livre de secours électronique pour faire avancer notre numérisation. Il faut souligner l'extrême rapidité et l'amabilité de l'assistance, ce qui rend la collaboration très agréable.

RheinlandAkustik VT GmbHPhilipp Suckrau, Directeur Général
RheinlandAkustik VT GmbH

Très satisfait.

Lorsqu'il s'est agi de décider d'un logiciel pour la planification du personnel, plusieurs solutions étaient disponibles. Nous sommes heureux d'avoir choisi CrewBrain. Les possibilités de planifier chaque projet très rapidement et en détail ont énormément augmenté pour nous. Le programme a été optimisé plusieurs fois de manière significative et nous aide à atteindre nos objectifs plus rapidement dans notre travail quotidien.

Sinus Event-Technik GmbHThorsten Schmidt, Directeur Général
Sinus Event-Technik GmbH

L'outil idéal

Pendant longtemps, nous étions à la recherche d'un logiciel d'ordonnancement qui faciliterait notre travail quotidien de manière globale et rationnelle. Nous avons pris connaissance du CrewBrain à l'été 2016. Après six mois de coopération intensive, nous avons pu intégrer pleinement CrewBrain dans notre travail quotidien en 2017. Depuis lors, nos dépenses de temps pour la planification des projets et du personnel ont diminué de moitié. Nos collaborateurs bénéficient d'une bonne vue d'ensemble et de l'application mobile. Des fonctionnalités pratiques telles que le calcul des frais de déplacement et les vues spéciales s'ajoutent progressivement pour faciliter notre travail quotidien.

BigRig Berlin GmbHMalte Jäger, Directeur Général
BigRig Berlin GmbH

Un service de qualité et rapide

Depuis que nous utilisons CrewBrain pour l'ensemble de notre planification du personnel, la dépense quotidienne de temps de nos répartiteurs a considérablement diminué. Mais surtout les employés apprécient beaucoup la nouvelle vue d'ensemble via le web et l'application et pour nos chefs de projet CrewBrain est aussi devenu un outil important. Nous apprécions également la qualité et la rapidité du service, ainsi que l'évolution constante qui nous permet de toujours prendre en compte nos besoins individuels.

mls magic light & sound GmbHDavid Floss, Directeur des opérations
mls magic light & sound GmbH

Intuitif et flexible

Nous étions alors à la recherche d'une solution pour planifier et atteindre efficacement le personnel interne et externe. CrewBrain s'est distingué par sa facilité de connexion avec les prestataires de services externes et son excellente application pour les employés. Souvent, les programmes proposent un planning hebdomadaire statique, ce qui, dans notre secteur, n'est pas très proche des activités quotidiennes. La planification par poste est parfaitement adaptée à nos besoins. Il était également important pour nous de savoir dans quelle mesure les souhaits et suggestions individuels pouvaient être intégrés. Dans ce domaine, CrewBrain se montre très ouvert et flexible. En très peu de temps, nous avons pu réaliser une interface avec notre programme de traitement des commandes, ce qui facilite encore énormément les activités quotidiennes.

BENZ & CO. Gastronomie GmbHJochen Stubner, Chef du contrôle de gestion/achats
BENZ & CO. Gastronomie GmbH

Le bon paquet pour chaque objectif.

S, M, L, XL et diverses extensions.

 Tarifs et prix
2,53 Mio+Événementsplanifiés avec succès
33.500+Utilisateursde 6 industries différentes
4,68 Mio+Notifications d'étatenvoyées en 2023

5Langues
21États
384Villes

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