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Reisekosten, Fahrzeuge und vieles mehr
Sehr geehrte Kunden,
in den vergangenen Monaten - und spätestens während der prolight + sound im April - haben viele von Ihnen bei uns immer wieder zwei Wünsche für neue Features geäußert: die Möglichkeit, Reisekostenabrechnungen zu erstellen und Fahrzeuge zu disponieren. Beide Themen sind für sich genommen bereits relativ umfangreich und so freue ich mich umso mehr, Ihnen heute gleich beide Features als Neuerungen im GigPlaner vorstellen zu können.
Neben diesen beiden großen Themen haben wir uns natürlich auch wieder um viele kleinere Optimierungen gekümmert, die am Ende dieses Newsletters ebenfalls erwähnt werden sollen. Die neue Version des GigPlaners wird wie gewohnt in der kommenden Nacht für alle unsere Kunden freigeschaltet und steht Ihnen damit ab morgen früh zur Verfügung.
Viel Spaß beim Lesen dieses Newsletters und weiterhin viel Erfolg wünscht Ihnen
Sven Schlotthauer
Die Reisekostenabrechnungen sind in vielen Firmen ein eher lästiges Übel. Neben den sowieso schon recht komplizierten rechtlichen Anforderungen muss stets der Überblick über die aktuell geltenden Pauschalsätze behalten werden. Excel-Tabellen vereinfachen die Erfassung der Reisekosten zumindest teilweise, enthalten jedoch keinen einfachen und schnellen Genehmigungsprozess. Im GigPlaner erhalten Sie und Ihre Mitarbeiter künftig unter dem Menupunkt "Reisekosten" eine einfache Möglichkeit, Reisekostenabrechnungen zu erfassen, zu prüfen und zu genehmigen.
Speziell in Deutschland ist sehr klar geregelt, welche Pauschalen einem Mitarbeiter für Dienstreisen in bestimmte Regionen zustehen. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass neben den Kopfdaten der Abrechnung (Reisezweck, zugehöriger Job, etc.) der Reiseverlauf mit dem jeweiligen Abfahrts- und Zielort erfasst wird. Basierend auf diesem Reiseverlauf können im Anschluss die Pauschalen um ggf. erhaltene Mahlzeiten gemäß der gesetzlichen Regelung gekürzt werden. Der GigPlaner enthält die aktuell für deutsche Mitarbeiter gültigen Pauschalsätze für 2017, in den kommenden Jahren werden wir diese natürlich stets an die neu veröffentlichten Sätze anpassen.
Zu jeder Reisekostenabrechnung können Fahrtkosten erfasst werden. Für Deutschland und Österreich sind hier die gesetzlichen Kilometerpauschalen auch bereits hinterlegt. Der Mitarbeiter hat die Möglichkeit, zwischen einem privaten Kfz oder einem Firmenwagen zu wählen (Firmenfahrzeuge werden direkt aus den Stammdaten "Fahrzeuge" übernommen, siehe weiter unten im Newsletter). Für Firmenwagen können hierbei auch jeweils eigene Kilometerpauschalen hinterlegt werden. Erfasst der Mitarbeiter die Daten für ein privates Kfz, so erhält er die Pauschale, bei einem Firmenfahrzeug wird diese lediglich intern für die Statistiken berechnet.
Alle weiteren Rechnungen und Belege einer Reise werden unter dem Punkt "Belege" hinterlegt. Je Position lässt sich hier die Bezeichnung, der Betrag und natürlich ein PDF- oder Bilddokument hinterlegen. Auf diese Weise sind auch automatisch alle relevanten Nachweise für die Reisekostenabrechnung erbracht. Auch bei den Belegen gibt es die Möglichkeit, die Kosten an den Mitarbeiter zu erstatten (selbst bezahlte Rechnungen) oder lediglich für die Statistiken zu erfassen (durch das Unternehmen bezahlte Rechnungen).
Die erfassten Reisekosten werden automatisch in die Statistiken der einzelnen Jobs übernommen. Auf diese Weisen können Sie nach einem Job stets prüfen, welche Kosten Ihnen neben den eigentlichen Personalkosten entstanden sind.
Ohne die notwendigen Fahrzeuge lässt sich eine Veranstaltung in aller Regel nicht durchführen. Egal ob PKW, Transporter oder LKW: auch die Fahrzeuge müssen einfach und schnell disponiert werden können. Aus diesem Grund können Sie ab sofort auch Ihre Fahrzeuge im GigPlaner erfassen und analog Ihrer Mitarbeiter zu Jobs hinzufügen. Natürlich funktionieren hierbei auch die bewährten Features wie beispielsweise die Prüfung auf Überschneidungen sowie die Angabe von speziellen (Arbeits-)Zeiten.
Für jedes Fahrzeug wird in den Stammdaten neben den allgemeinen Informationen auch die Anzahl der Sitzplätze hinterlegt. Aus dieser Angabe generiert der GigPlaner automatisch Felder, in denen der Fahrer sowie eventuelle Mitfahrer hinterlegt werden können. Auf diese Weise können Sie die Mitarbeiter eines Jobs auch bereits im Voraus auf die einzelnen Fahrzeuge aufteilen und Fahrgemeinschaften bilden.
Ebenfalls hinterlegt werden kann eine Kilometerpauschale je Fahrzeug. Diese können Sie individuell gemäß den gesetzlichen Richtlinien errechnen. Sofern Sie eine entsprechende Pauschale für Ihre Fahrzeuge hinterlegt haben und die Fahrzeuge im Rahmen einer Reisekostenabrechnung erfasst werden, werden die Kosten automatisch zu den Reisekosten in der Statistik des Jobs hinzugerechnet.
Um auch rechtlich bei der Verwendung von Firmenfahrzeugen stets auf der sicheren Seite zu sein bietet der GigPlaner die Möglichkeit, für jedes Fahrzeug einen Fahrtauftrag an den jeweiligen Fahrer auszudrucken. Die Fahrtaufträge werden automatisch mit den Informationen zum Fahrzeug und dem Fahrer gefüllt und lassen sich über das Zahnrad-Symbol in der Zeile des jeweiligen Fahrzeugs aufrufen.
In den Mitarbeiterkategorien können Sie ab sofort einzelne Kategorien als "Favoriten" kennzeichnen. Diese Favoriten werden anschließend im Anfrage-Dialog als eigene "Tabs" angezeigt. Auf diese Wiese können Sie Ihre Mitarbeiterliste einfach und schnell unterteilen, beispielsweise in eine Liste für fest angestellte Mitarbeiter, eine für Freelancer und eine für Personen, die Sie nur sehr selten anfragen. Dies sorgt für einen schnelleren Überblick, vor allem wenn Sie zunächst Ihre internen Mitarbeiter zu den Veranstaltungen disponieren möchten.
Beim Hinzufügen von Kommentaren zu einzelnen Jobs kann künftig auch die Sichtbarkeit definiert werden. Möglich ist, neben der Sichtbarkeit für alle, die Sichtbarkeit auf die Mitarbeiter mit Disponenten-Recht für den betreffenden Job einzuschränken. Zudem ist es möglich, Antworten zu Kommentaren hinzuzufügen, die dann auch direkt unterhalb des jeweiligen Kommentars erscheinen. Auf diese Weise ist es möglich, dass ein Mitarbeiter eine Rückfrage an einen Disponenten stellt und von diesem eine direkte Antwort im GigPlaner erhält, ohne dass weitere Mitarbeiter diese einsehen können.
