Sehr geehrte Kunden,
trotz der aktuellen Urlaubszeit haben wir auch in diesem Monat wieder einige nützliche Erweiterungen im GigPlaner umgesetzt, die Ihre Personalplanung künftig noch einfacher und vor allem übersichtlicher machen. Der Wohl größte Punkt, den ich Ihnen in diesem Newsletter vorstellen möchte, ist die Anbindung von Dienstleistern und Subunternehmern. Was bisher nur durch einige "Trickserei" möglich war, wird nun systemseitig vollständig unterstützt. Und natürlich müssen Ihre Dienstleister hierbei auch nicht auf die informativen E-Mails verzichten.
Neben der neuen Dienstleister-Funktion haben wir wie üblich an vielen Stellen Optimierungen und Korrekturen vorgenommen. Die neue Version des GigPlaners wird Ihnen auch dieses Mal ab morgen zur Verfügung stehen.
Viel Spaß beim Lesen dieses Newsletters und weiterhin viel Erfolg wünscht Ihnen
Sven Schlotthauer
Dienstleister / Subunternehmer
Die Erfassung von Dienstleister oder Subunternehmern erfolgt analog der Erfassung von Mitarbeitern. In den Stammdaten gibt es hierfür einen neuen Menupunkt "Dienstleister". Auch für Dienstleister können Sie zwischen den von den Mitarbeitern bekannten Zugriffsvarianten wählen, sodass auch Ihre Dienstleister sich bei Bedarf direkt im GigPlaner anmelden und Informationen mit Ihnen austauschen können. Nachdem Sie Ihre Dienstleister angelegt haben können Sie diese innerhalb eines Jobs hinzufügen, indem Sie im Anfrage-Dialog in den Tab "Dienstleister" wechseln. Natürlich erhalten Ihre Dienstleister bei Anfragen und weitere Aktionen jeweils zusammenfassende E-Mails für jeden Job, sodass Sie nicht von E-Mails überflutet werden.
Abrechnungen für Dienstleister
Auch für Ihre Dienstleister können die von den Mitarbeitern bekannten Abrechnungszeiträume konfiguriert werden. Auf diese Weise können Sie die Arbeitszeiten direkt von Ihrem Dienstleister im System erfassen lassen und daraus eine übersichtliche Monatsabrechnung für jeden Dienstleister basierend auf den Stundenlöhnen, Pauschalen oder Tagessätzen erzeugen. Auf diese Weise können Sie die Eingangsrechnungen Ihrer Dienstleister schnell und einfach auf Richtigkeit kontrollieren.
Reisekostenarchiv
Die Reisekosten konnten bislang nur auf Mitarbeiterbasis eingesehen werden, es gab jedoch keine Möglichkeit, sich einen Überblick über alle Reisekosten zu verschaffen. Mit der neuen Version verfügt der GigPlaner über ein spezielles Reisekostenarchiv, in welchem Sie alle Reisekostenabrechnungen übersichtlich gruppiert auf Monatsbasis einsehen können. Diese Übersichten lassen sich natürlich wie gewohnt auch als PDF ausgeben und drucken.
Willkommensmail
Legen Sie einen neuen Mitarbeiter oder Dienstleister an, der sich im GigPlaner anmelden kann, so können Sie diesen direkt bei der Anlage automatisch per Mail über seinen Account und die dafür notwendigen Zugangsdaten informieren. Entscheiden Sie sich dagegen, diese Info direkt bei der Anlage des Mitarbeiters zu senden, so war es bisher nicht möglich, diese E-Mail später zu versenden. Ab dieser Version bietet Ihnen der GigPlaner nun jedoch die Möglichkeit, die E-Mail mit den Zugangsdaten auch nachträglich an einen Mitarbeiter zu senden, wenn dieser noch keine entsprechende E-Mail erhalten hat.
Weitere Optimierungen
- E-Mails für Kommentare: auf Wunsch lassen sich nun auch die E-Mails für Kommentare in der Verwaltung auf "manuell" umstellen. Auf diese Weise entscheidet jeder Benutzer beim posten eines Kommentars, ob andere Benutzer automatisch per Mail über dessen Kommentar informiert werden sollen.
- In der neuen Verfügbarkeitsansicht in der WebApp lässt sich die Liste der Mitarbeiter nun auch nach Kategorien gruppieren.
- Für iCal-Abonnements können die Termine auf Wunsch komplett anonymisiert werden. Auf diese Weise können Sie auch beispielsweise ein iCal-Abonnement für Personen einrichten, die nur sehen sollen, ob Sie an einem bestimmten Tag bereits verbucht sind, nicht jedoch, weshalb Sie verbucht sind.
- In der Mitarbeiter-Datenbank ist es möglich, für jeden Mitarbeiter ein Datenblatt mit allen Stammdaten als PDF auszugeben. Dieses enthält alle wichtigen Informationen inklusive der Zusatzdaten sowie eventuell hinterlegter Notfall-Kontakte.
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